Jouw eigen makelaarskantoor starten in 14 stappen

Denk jij eraan om jouw eigen makelaarskantoor te starten? Leuk! Hier vind je een no-nonsense uitleg van alle stappen om jouw makelaarskantoor te starten.  Nb: alle genoemde bedragen/kosten in dit artikel zijn excl. btw.

Stap 1 – Basiskennis

Allereerst is het zeer aan te raden om al met kennis en ervaring op zak te starten.  Het mooiste is als je al minimaal een jaar ergens werkervaring hebt opgedaan. Wil je tips over hoe je aan een werkervaringsplek kan komen? Bekijk dan deze handige Youtube video van ons. Verder is het aan te raden om altijd als je nog geen of weinig ervaring hebt een online praktijkcursus te volgen. Daarmee zorg je dat je niet alle wielen opnieuw hoeft uit te vinden.

Stap 2 – Makelaarskantoor starten mét of zonder diploma

De vraag is, of jij een officieel makelaarsdiploma hebt, dat je daar mee bezig bent óf dat je die niet hebt. Geen diploma, geen probleem. Je kunt en mag gewoon een makelaarskantoor starten zonder diploma. Het enige wat niet kan is jouw makelaarskantoor aansluiten bij de NVM of Vastgoed Nederland (voorheen VBO & VastgoedPro). Aangesloten zijn bij een branchevereniging is fijn, maar niet nodig. Je kunt namelijk ook zonder branchevereniging bij woningdata (zie deze en ook deze uitleg video), een CRM systeem gebruiken en woningen op Funda e.d. zetten. Hoe dat allemaal werkt leggen we je zo uit.

Als jij kan aantonen dat je bent ingeschreven bij een K-RMT opleiding óf bij de opleiding van het OVGP dan kan je wel al direct starten met een eigen Vastgoed Nederland makelaarskantoor. Je dient dan echter wel binnen 3 jaar de complete opleiding voor ‘Makelaar Wonen’ te behalen, want anders moet je die branchevereniging weer verlaten.

Wil jij een eigen NVM kantoor starten, dan kan dat alleen als jij de volledige opleiding tot Register Makelaar Wonen bij SVMNIVO hebt behaald.

Stap 3 – Naam

Als je een bedrijfsnaam verzint, check dan even direct of die niet al bestaat door die naam te googelen. Kijk ook of de domeinnaam nog vrij is en leg die direct vast.

Het is heel schattig als je de naam van jouw makelaarskantoor hetzelfde maakt als jouw voornaam + jouw achternaam. Bedenk alleen wel dat als je ZZP-ers of personeel onder jou krijgt te werken, niet iedereen het even tof vindt om onder de letterlijke volledige voornaam + achternaam van een ander te werken.

Stap 4 – Registratie

Voordat jij jouw nieuwe bedrijf gaat oprichten bij de Kamer van Koophandel, is het eerst zaak om na te denken over de rechtsvorm. Als jij het makelaarskantoor alleen start, maak het jezelf dan niet lastig en registreer gewoon een eenmanszaak. Laat je niet gek maken door allemaal slimme ooms op verjaardagen die je adviseren gelijk een BV op te richten vanwege aansprakelijkheid of een fiscaal voordeel, want dat is echt heel omslachtig.

Direct een BV betekent allemaal rompslomp met loonheffingen, dure jaarrekeningen, dure oprichtingsakte, etc. En daarnaast: NEE, een BV is gewoon NIET fiscaal voordeliger dan een eenmanszaak. Bij een eenmanszaak heb je allerlei (starters)vrijstellingen en onderaan de streep betaal je echt de minste belasting. Kortom, registreer jouw eenmanszaak bij de KvK. Tegen de tijd dat je straks de 200K winst per jaar aan gaat tikken mag je mij eens een bel naar je accountant geven en hem/haar laten berekenen of het al tijd wordt om van rechtsvorm over te stappen naar een BV. Ga eerst maar eens je eerste geld verdienen als vers makelaarskantoor.

Als vestigingsadres geef je eerst gewoon jouw eigen huisadres op. Als je straks een kantoorwerkplek hebt, dan kan je heel snel en eenvoudig op kvk.nl dat adres weer wijzigen. Ga niet miepen dat je gelijk de KvK inschrijving op een zakelijk adres wil inschrijven, want dit gaat bijna niet. Als je ergens een huurovereenkomst gaat tekenen voor een kantoor, dan is er meestal al gelijk een KvK inschrijving nodig.

Je krijgt overigens vanzelf van de belastingdienst een brief met jouw btw-identificatienummer (voorheen BTW nummer).

Stap 5 – Verzekering

Nu is het belangrijk om een beroepsaansprakelijkheidsverzekering af te sluiten. Veel beroepsaansprakelijkheidsverzekeraars eisen dat je een diploma hebt. Er is ook een beroepsaansprakelijkheidsverzekeraar die dat niet eist. Welke dat is, leer je in de cursus van Dutch Realtor Training. Yup, kopen dus die cursus😉

Sluit direct een beroepsaansprakelijkheidsverzekering af. Houdt rekening met een kostenpost van ca. €80,- per maand.

Doe dit echt! (Dit is een must!) Fouten in ons vak zijn extreem duur en zonder beroepsaansprakelijkheidsverzekering kan dit je persoonlijke faillissement betekenen!

Stap 6 – Administratiekantoor

Neem een administratiekantoor in de arm die elk kwartaal jouw BTW aangifte gaat doen en 1 keer per jaar jouw hele boekhoudkundige jaarafsluiting in orde maakt. Houdt rekening met een kostenpost van ca. €1400,- per jaar.

Ga in hemelsnaam niet zelf lopen aan rommelen hiermee. Jij moet geld verdienen met makelen en niet met de boekhouding! Daar zijn andere mensen echt veel beter in!

Stap 7 – Foto

Mensen willen een gezicht zien bij een makelaar. Zorg dat er leuke vlotte foto’s van jou zijn. Zorg dat jij representatief als makelaar gekleed bent en bij voorkeur met een leuke achtergrond. Dus op je fiets in de stad, aan de gracht, in de binnenstad, etc.

Je hoeft niet eens een professionele fotograaf in te huren daarvoor. Wat je nodig hebt is een iPhone, mooi weer en een vriend/vriendin die van jouw 100 foto’s maakt terwijl je samen door de stad loopt of fietst. Maak vervolgens een selectie foto’s en gebruik die voor je nieuwe website, social media, etc.

Stap 8 – Registreer een telefoonnummer

Registreer een vast telefoonnummer. Bij voorkeur een netnummer vanuit de plaats waar jij opereert. Zit je bijvoorbeeld in Amsterdam, registreer dan een 020-nummer. Je kan dit uitstekend doen bij een ‘VOIP-provider’. Wij doen dit zelf bij het bedrijf Voys.nl. Het voordeel is dat het heel goedkoop is en je makkelijk online dingen als doorschakelingen e.d. kan instellen.

Stap 9 – Huisstijl

Laat een huisstijl en een logo ontwerpen. Tip: je kan dit heel snel en voordelig laten doen op Fiverr.com.

Stap 10 – Visitekaartjes

Laat visitekaartjes ontwerpen. Dit kan je eventueel ook heel voordelig laten doen op Fiverr.com. Als tip om deze visitekaartjes te laten drukken kan ik je aanraden om dit op drukwerkdeal.nl te doen. Het kost daar werkelijk waar geen ene pepernoot.

Stap 11 – Website

Maak een website. Zorg dat jouw foto(‘s) uit stap 7, jouw diensten en jouw contactgegevens daar op staan. Vind je het lastig om content te bedenken? Ga dan naar chatgpt.com en vraag aan chatGPT zoiets als: “Ik start mijn eigen makelaarskantoor genaamd Pieterse Makelaardij. Kan je voor mij een complete website schrijven?” Hierna zal ChatGPT een complete website voor je bedenken die uniek is. Het enige wat je nu kan gaan doen is die teksten opslaan in WORD o.i.d. en zelf naar jouw eigen hand bewerken/afstellen. Groot voordeel is dat je nu al een hele goede leidraad hebt voor inhoud.

Een andere goede tip is dat je de website laat bouwen en beheren door het bedrijf van het CRM systeem dat je in stap 12 gaat kiezen. De bedrijven die we daar voorstellen zijn Realworks of Kolibri. Zij kunnen je serieus helpen met het bouwen van een goede website. Houd rekening met een ruime €2000- aan bouwkosten en vervolgens een ruime €100,- per maand voor beheer/onderhoud. Een groot voordeel is dat jouw website dan direct gekoppeld is met jouw CRM systeem en de woningen die jij aanbiedt of aan hebt geboden zichtbaar zijn op jouw website.

Stap 12 – Branchevereniging

Heb je een diploma Register Makelaar Wonen gehaald bij SVMNIVO? Dan kan je lid worden bij de NVM. Houd rekening met eenmalige inschrijfkosten van ca. €18.000. Je kan ook lid worden van Vastgoed Nederland. Daar ligt het inschrijfgeld een stuk lager, namelijk ca. €5000,- (dit is ook inclusief CRM van Kolibri t.w.v. 2000 euro per jaar).

Een tip om te besparen op deze inschrijf fee’s, is als je een bestaand makelaarskantoor dat gaat stoppen overneemt. Die gelegenheid kan zich voordoen als een makelaar wil stoppen omdat hij/zij met pensioen gaat, maar geen opvolgers heeft. Je kan dan proberen een deal te maken voor zijn inschrijfnummer voor bijvoorbeeld €2000,- over te kopen, onder de afspraak dat je direct na de overname de bedrijfsnaam wijzigt. Of misschien dat je de bedrijfsnaam juist niet wijzigt en afspreekt dat de huidige eigenaar van dat makelaarskantoor zo af en toe nog onder de vlag van het makelaarskantoor nog zijn/haar eigen dossier mag draaien.

Zoals al eerder gezegd: je kan en mag ook al een Vastgoed Nederland makelaarskantoor openen als je kan aantonen dat je hebt ingeschreven bij een diploma opleiding van de OVGP of een K-RMT opleiding bij bijvoorbeeld IPD Opleidingen of de Academie voor Vastgoed.

Stap 13 – CRM

Om jouw werk te kunnen doen als makelaar, heb jij een CRM systeem nodig. De bekendste CRM systemen zijn dus Realworks of Kolibri. Welke het beste is? Ze zijn beiden heel goed. Over het algemeen vinden wij Realworks praktischer als jij een eigen NVM kantoor start. Realworks is namelijk ook van de NVM. Verder is Realworks handiger als jij een groot makelaarskantoor ambieert. De reden is dat in Realworks je processen (bijvoorbeeld het hele verkoopproces) helemaal custom kan instellen via zogenoemde ‘workflows’. Dat is heel fijn als je met veel collega’s bent omdat het CRM systeem dan als het ware de makelaar aanstuurt in een verkoop- aankoop- of verhuurtraject in alle volgende te nemen stappen.

Kolibri is een software in eigendom van de Vastgoed Nederland. Kolibri is makkelijk in gebruik, best wel no-nonsense en ook is 1 Kolibri gebruikersaccount inbegrepen in een Vastgoed Nederland lidmaatschap. Open jij een Vastgoed Nederland kantoor, dan krijg je Kolibri er dus gratis bij.

Je zou bij beide pakketten om een demo of een gratis training kunnen vragen om jouw keus beter te kunnen maken.

Voor de duidelijkheid, dit doe je o.a. allemaal in jouw CRM pakket:
Woningen op Funda zetten, woningen op andere woningwebsites zetten (zoals Pararius), e-mail, agenda, koopovereenkomsten maken, klantcontracten (OTD’s) maken, heel veel andere documenten automatisch genereren, gebruik van e-mailtemplates, woningdata (bij NVM+Realworks), app op jouw telefoon, beheren van je Funda advertenties, etc etc.

Stap 14 – Tiara

Om woningen op Funda te kunnen zetten heb je een Tiara koppeling nodig. Dit kost ca. €20,- per maand. Deze kan je aanvragen via het CRM pakket dat jij afneemt.

That’s it

Dit zijn eigenlijk alle stappen om live te kunnen gaan met jouw makelaarskantoor. Hoe je aan klanten komt, hoe je de marketing slim kan doen en hoe je je werk als makelaar doet, leer je allemaal in deze online praktijk cursus. Oh en als je (nog) niet goed Nederlands spreekt of je wilt Engels sprekende makelaars in jouw team, geen zorgen, de makelaarscursus is er ook volledig in het Engels.

Heel veel succes en veel ondernemers plezier!